Het bestuur wil gespreksleiders samenbrengen ter inspiratie en om met elkaar de kwaliteit van de methode te waarborgen en verbeteren. Daarom organiseren zij 1x per jaar een contactdag, hieronder een impressie van eerdere edities.
April 2023: contactdag 11.00 – 16.30 uur
- Ochtendprogramma: uitwisseling en presentatie Marja Jillissen promotieonderzoek.
Na een korte uitwisseling van ervaringen en mededelingen van het bestuur staat er een presentatie gepland van Marja Jillissen over haar promotieonderzoek naar spiegelbijeenkomsten. In december 2022 is Marja gestart met haar promotietraject en met deze presentatie praat ze ons bij over de stand van zaken.
De voorlopige hoofdvraag van haar onderzoek is: ‘What is the impact of mirror meetings (MMs) in healthcare on person-centered care on patients, healthcare professionals and teams?’
Zoals het er nu naar uitziet gaat ze vier deelonderzoeken doen, naar:
1. patiënten en hun naasten, 2. zorgprofessionals (de toehoorders), 3. teams, 4. de methode spiegelbijeenkomsten.
In het onderzoek worden zowel kwantitatieve als kwalitatieve methodes ingezet en het bestaat uit een retrospectief deel en een prospectief deel. Na eerst allerlei voorbereidende cursussen en plannen schrijven is het nu tijd voor het eerste onderzoek onder patiënten. Haar promotor is Yvonne Engels, hoogleraar zingeving aan het Radboudumc.
Marja wil graag naast het promotieteam gaan werken met twee klankbordgroepen: een groep deskundigen (met onder andere gespreksleiders) én een groep met patiënten en/of naasten. De oproep van Marja om deel te nemen aan een klankbordgroep leverde meteen een aantal geïnteresseerden op. - Middagprogramma: Workshop “De werkzame ingrediënten van feedback” door Annemiek Nieuwstraten van Xpeditie. Wat is bruikbare feedback en welke feedback leidt tot betere prestaties? En welke rol heb jij als gespreksleider bij het ophalen van feedback? Lees hier meer over de workshop.
April 2022: Contactdag gespreksleiders
22 april was er weer de jaarlijkse contactdag van de gespreksleiders verbonden aan de stichting Spiegelbijeenkomsten. En net als in november 2020 waren bij de middagworkshop ook een aantal genodigden van elders aanwezig. In verband met de pandemie was deze dag uitgesteld naar het voorjaar. En, ook daarom, is er besloten voortaan in april bij elkaar te komen.
Het werd een geanimeerde en inspirerende dag.
Thema van de ochtend: in hoeverre zijn de spiegelbijeenkomsten als fysieke bijeenkomst (na de lockdown) weer gaande en in welke sectoren gebeurt het? Daarnaast had ieder de gelegenheid een casus in te brengen voor intervisie. Het bleek dat er weer veel spiegelbijeenkomsten worden opgestart en er ook veel animo is voor de training voor gespreksleiders. In de volgende sectoren is weer gestart: ziekenhuis, ouderenzorg (verpleeghuis-), rechtspraak en jeugdzorg, en ook weer onderwijs (HBO).
De intervisiecasus die we bespraken betrof de wens van opdrachtgever tot het koppelen van een spiegelbijeenkomst aan onderzoek: kan dit en onder welke voorwaarden dan? Conclusie: onder goed afgesproken voorwaarden kan een spiegelbijeenkomst materiaal voor onderzoek opleveren; Maar let op doel en verschillende belangen van onderzoeker, opdrachtgever en vooral ook cliënten.
In de middag was er een workshop over: ‘ Aandacht voor de toehoorders’ verzorgd door de Xpeditie: Verslag workshop door de Xpeditie
November 2020: Contactdag gespreksleiders
Op 24 november kwamen de gespreksleiders verbonden aan de Stichting Spiegelbijeenkomsten – coronaproef en nog net voor de lockdown – bij elkaar voor de jaarlijkse contactdag. Het thema van de ochtend was -hoe kon het ook anders – ‘Spiegelen in Coronatijd’ . Ga je actief een aangepaste vorm van spiegelbijeenkomsten aanbieden? En welke dan?
Immers vanaf de eerste ‘intelligente lockdown’ zijn er geen ‘klassieke’ fysieke’ spiegelbijeenkomsten meer doorgegaan. Wij maakten ons zorgen dat spiegelen middels het scherm in een te groot gemis aan contact, en daarmee intimiteit en openheid zou resulteren. Toch zijn in de loop van afgelopen jaar allerlei vormen van online feedback ophalen in de traditie van de spiegelbijeenkomsten, dus met zo direct mogelijke betrokkenheid van de toehoorders, uitgeprobeerd. Van deels online tot volledig online. En de ervaringen vielen mee!
Conclusies:
- Verzamelen van feedback op een andere manier dan de klassieke spiegelbijeenkomst is zeker mogelijk.
- Belangrijk is doel en doelgroep in beeld te hebben en absolute voorwaarde is goede techniek geregeld door de opdrachtgever of opdracht-nemer.
- Begeleiding door minimaal 2 personen is nodig
- Online overleg kent zijn eigen vaardigheden en etiquette. Daarover is al heel veel informatie op internet te vinden. Het is aan te bevelen dat gespreksleiders zich deze informatie eigen maken en ook toehoorders gericht informeren met name over regie en privacy.
- De toehoorders moeten ook online-educatie krijgen met name over regie en privacy
’s Middags werd met een wat bredere groep genodigden een intervisie bijeenkomst gehouden over: ‘De structurele inbedding van de methode Spiegelbijeenkomsten binnen organisaties’. Greta Antuma en Jos Paauw verzorgden de inleidingen. Kijk hier voor het verslag.
Na deze inspirerende inleidingen volgde intervisie in twee groepen. Elke groep behandelde twee casussen volgens een leuke en vlotte methode: het positiespel. Het was verrassend om te zien hoe snel iedereen betrokken was bij de ingebrachte casus en, zoals altijd bij een goede intervisie, gingen de inbrengers met een rijke oogst naar huis! Dank aan de begeleiders Annemiek Nieuwstraten en Loes ter Horst van de Xpeditie, die deze middag georganiseerd hadden.
December 2019: Intervisie bijeenkomst gespreksleiders
Eind november organiseerde het bestuur van de Stichting Spiegelbijeenkomsten de jaarlijkse intervisiebijeenkomst voor gespreksleiders. Thema: het contact met de opdrachtgever.
Als gespreksleider heb je best wat zaken af te spreken met de opdrachtgever. Bijvoorbeeld als het gaat om de verdeling van taken. Wie doet bijvoorbeeld de werving, wie zorgt voor de uitnodigingen? Wie regelt de locatie, de catering, de attentie voor de deelnemers? Wie maakt het verslag? Wie organiseert de nabespreking? En wie brengt de deelnemers op de hoogte van de actiepunten? Daarnaast wil je als gesprekleider natuurlijk dat het een mooie bijeenkomst wordt waar de opdrachtgever iets aan heeft (lees: iets met de resultaten doet zodat de deelnemers niet voor niets zijn gekomen). Om dit alles te bereiken, probeer je met je opdrachtgever goede afspraken te maken zodat de taken en verantwoordelijkheden goed worden verdeeld. We waren benieuwd naar de ervaringen van gespreksleiders. De vraag was dus: hoe pak jij het contact met de opdrachtgever aan en welke problemen en dilemma’s kom je hierbij tegen?
Om het gesprek te structureren knipten we het spiegeltraject in drie stukken:
1. voorbereiding
2. de spiegelbijeenkomst zelf
3. natraject
Voor alle drie de fasen beantwoordden we dezelfde vragen:
1. Welke afspraken maak je hierover met de opdrachtgever?
2. Hoe verdeel je in deze fase de taken en verantwoordelijkheden?
3. Welke dilemma’s kom je tegen?
Conclusies:
- Opdrachtgever is en blijft de ‘eigenaar’ van de spiegelbijeenkomst.
- Een spiegelbijeenkomst is niet representatief, maar informatie uit een spiegelbijeenkomst is wel valide.
- Een spiegelbijeenkomst kan gehouden worden met 5 tot 14 deelnemers. Er is geen limiet aan het aantal toehoorders. Er zijn twee gespreksleiders, tenzij besloten wordt een spiegelbijeenkomst toch door te laten gaan, ook al zijn er minder dan 6 deelnemers: dan heeft één gespreksleider de voorkeur.
- Uitnodigingen voor de spiegelbijeenkomst worden vrijwel altijd geregeld door opdrachtgever.
- Enquête toehoorders wordt soms door gespreksleiders, soms door opdrachtgevers uitgezet.
- Het belang van fatsoenlijke geluidsversterking bij een spiegelbijeenkomst kan nauwelijks overschat worden.
- Uurtarieven van de gespreksleiders variëren en zijn mede afhankelijk van de taken en de tijdsinvestering. Enkele gespreksleiders schrijven bijvoorbeeld zelf het verslag. Soms hebben zij ook een taak bij het uitnodigen van deelnemers. Ook de mate van betrokkenheid bij het natraject verschilt sterk, afhankelijk van de wens van de opdrachtgever en het aanbod van de gespreksleider. Globaal ligt voor een traject spiegelbijeenkomst, dus inclusief (een beperkt) voor- en natraject de minimum tijdsinvestering op 14 uur.
- Er zijn drie modellen voor het natraject: gespreksleider met voorbereidingsgroep, gespreksleider met het hele team of het team organiseert zelf een nabespreking. In het laatste geval kan de gespreksleider er in de voorbespreking aandacht aan besteden en ervoor zorgen dat een datum wordt vastgelegd.
- Tenslotte: de gespreksleiders beschouwen de Stichting Spiegelbijeenkomsten als een soort ‘keurmerk’: kwaliteitseisen van de Stichting zijn belangrijke criteria bij het gesprek met opdrachtgever.
April 2019: Studiemiddag over de methode spiegelbijeenkomst in zorg en rechtspraak
Op 3 april komen op uitnodiging van de Stichting Spiegelbijeenkomsten ongeveer 30 mensen naar de Drift in Utrecht om kennis te nemen van twee onderzoeken naar de methode spiegelbijeenkomst. Eén van de onderzoeken heeft betrekking op spiegelbijeenkomsten in de zorg, de ander op spiegelbijeenkomsten in de rechtspraak.Van beide onderzoeken zal op korte termijn een publicatie verschijnen. Vandaar dat we hier niet in detail op de resultaten kunnen ingaan.
Suzan Verberk (wetenschappelijk adviseur bij de Raad voor de rechtspraak) is dagvoorzitter. De deelnemers zijn afkomstig uit zowel uit de rechtspraak als uit de zorg. Een deel van hen is zelf actief als gespreksleider. Andere deelnemers houden zich bezig met de organisatie van de spiegelbijeenkomsten. Daarnaast zijn er enkele deelnemers die van plan zijn om in de nabije toekomst met de methodiek te gaan werken een impressie van deze bijeenkomst. Klik hier voor het verslag.
NB:Inmiddels (aug ’19) is het rapport van de Universiteit van Utrecht over Spiegelbijeenkomsten in de rechtspraak gepubliceerd op rechtspraak.nl.
