Nieuws

April 2022: Contactdag

22 april was er weer de jaarlijkse contactdag van de gespreksleiders verbonden aan de stichting Spiegelbijeenkomsten. En net als in november 2020 waren bij de middagworkshop ook een aantal genodigden van elders aanwezig. In verband met de pandemie was deze dag uitgesteld naar het voorjaar. En, ook daarom, is er besloten voortaan in april bij elkaar te komen.
Het werd een geanimeerde en inspirerende dag.

Thema van de ochtend: in hoeverre zijn de spiegelbijeenkomsten als fysieke bijeenkomst (na de lockdown) weer gaande en in welke sectoren gebeurt het? Daarnaast had ieder de gelegenheid een casus in te brengen voor intervisie. Het bleek dat er weer veel spiegelbijeenkomsten worden opgestart en er ook veel animo is voor de training voor gespreksleiders. In de volgende sectoren is weer gestart: ziekenhuis, ouderenzorg (verpleeghuis-), rechtspraak en jeugdzorg, en ook weer onderwijs (HBO).

De intervisiecasus die we bespraken betrof de wens van opdrachtgever tot het koppelen van een spiegelbijeenkomst aan onderzoek: kan dit en onder welke voorwaarden dan? Conclusie: onder goed afgesproken voorwaarden kan een spiegelbijeenkomst materiaal voor onderzoek opleveren; Maar let op doel en verschillende belangen van onderzoeker, opdrachtgever en vooral ook cliënten.

Workshop door de Xpeditie: Aandacht voor de toehoorders 

Over luisteren: 

  1. Otto Scharmer Duitse hoogleraar, docent aan het Massachusetts Institute of Technology
    Bekend van Theorie U: 4 niveaus van luisteren. Vaak gekoppeld aan leiderschap.
    Niveau 1: Horen wat je al kent en de rest negeren.
    Niveau 2: Horen wat anderen zeggen en vragen daarover stellen, nieuwsgierigheid tonen.
    Niveau 3: De ander horen met zijn of haar gevoelens erbij en de gevoelens van jezelf, luisteren met je hart.
    Niveau 4: Horen op een dieper niveau waar er iets gezamenlijks ontstaat, je bent jezelf en toch ook het geheel. (Bindt mensen en zet aan tot samenwerking.)
  1. Kate Murphy Amerikaanse journaliste
    In haar boek ‘Je luistert niet’ vertelt Kate Murphy (onder andere) wat er met ons gebeurt als we worden geconfronteerd met andere meningen. Kort gezegd komt het erop neer dat we het eng vinden om (werkelijk) te luisteren en nieuwsgierig te zijn naar andere meningen dan de onze. Het hoofdstuk waarin ze dit beschrijft heet: Luisteren naar tegenovergestelde meningen. Alsof je door een beer achterna wordt gezeten.
    Neurowetenschappers van het Brain and Creativity Instititute (University of Southern California) deden onderzoek waaruit blijkt dat de hersenen van proefpersonen die worden geconfronteerd met tegengestelde denkbeelden reageren alsof ze door een beer achterna worden gezeten. Het deel van de hersenen van de proefpersonen dat tijdens dit onderzoek oplichtte is het deel dat ook actief is als we in paniek zijn, als we moeten kiezen tussen vechten, vluchten of bevriezen. Uiteraard is het in zo’n toestand onmogelijk om goed te kunnen luisteren.
    Als het al zo moeilijk is om alleen te luisteren naar tegengestelde meningen, hoe moeilijk moet het dan zijn om daarover een open een geïnteresseerd gesprek te voeren? Toch is dat wat er regelmatig van (zorg)professionals wordt verwacht, namelijk dat zij cliënten bevragen naar hun ervaringen en meningen met de zorg. Van de professional wordt in zo’n situatie gevraagd om de pet van (betrokken) professional af te zetten en die van (onafhankelijk) onderzoeker op te zetten.
  1. Harry van de Pol (www.vanbinnenuit.nl) Trainer en coach
    Boek: Hardhorend & trainingen in luisteren. Boek en trainingen zijn specifiek voor hulpverleners.

    Helpen is voor hem: er zo zijn voor de ander -door te luisteren- dat die toekomt aan zichzelf.
    Luisteren is geven. Als je naar iemand luistert geef je diegene erkenning.
    Luisteren naar jezelf is een voorwaarde voor luisteren naar een ander.
    Luisteren is spannend omdat het verlies van controle meebrengt: je staat immers open voor beïnvloeding van de ander.
    www.luistertest.nl: wat voor type luisteraar ben jij?
  1. Harriet Messing (www.re-minding.nl) Coach, trainer mindfulness, trainer deep-listening
    Luisteren zonder energieverlies.
    Je kunt niet goed luisteren als je niet bij de ander bent. Het is evenmin goed als je helemaal bij de ander bent en jezelf uit het oog verliest. Als je wilt luisteren zonder uitgeput te raken, laat je energie dan als een lemniscaat vloeien van jezelf naar de ander.

Hoe kun je de toehoorders ondersteunen bij het luisteren?
Samenvatting van de uitwisseling met deelnemers aan de workshop:

Tijdens de voorbereiding:
– Alle toehoorders betrekken bij de vragen voor de deelnemers.

– Hen de vraag stellen: waar zijn jullie goed in? (Leidt tot minder spanning.)
– Beeld krijgen van de cultuur van de betreffende organisatie: hoe gaat men om met feedback?
– De toehoorders informeren over hun rol.
– De toehoorders voorbereiden: aangeven dat piepers uit moeten, handig om even een moment rust te nemen voordat je de spiegelbijeenkomst in gaat.

Tijdens de spiegelbijeenkomst:
– Een goede geluidsinstallatie (zodat ze goed kunnen horen wat er wordt gezegd).

– Bij binnenkomst een effectmeting.
– Enquête en/of luisterregistratieformulier op de stoelen van de toehoorders leggen.
– In de opening: aangeven dat de rol als toehoorder niet eenvoudig is (erkenning) + luisterregistratieformulier + enquête benoemen.
– Aangeven dat er een verslag wordt gemaakt + tip om zelf ook aantekeningen te maken.
– Korte nabespreking voor de toehoorders om stoom af te blazen & eerste indruk te delen.
– Af en toe als GL de toehoorders aankijken. Met name als er onrust ontstaat.

Tijdens de nabespreking:
– Hen de kans geven om te reageren op de feedback.

– Weerstand op de feedback serieus nemen: wat betekent dit voor de feedback?

 

November 2020: Contactdag

Op 24 november kwamen de gespreksleiders verbonden aan de Stichting Spiegelbijeenkomsten – coronaproef en nog net voor de lockdown – bij elkaar voor de  jaarlijkse contactdag. Het thema van de ochtend was -hoe kon het ook anders- Spiegelen in Coronatijd. Ga je actief een aangepaste vorm van spiegelbijeenkomsten aanbieden? En welke dan?

Immers vanaf de eerste ‘intelligente lockdown’ zijn er geen ‘klassieke’ fysieke’ spiegelbijeenkomsten meer doorgegaan. Wij maakten ons zorgen dat spiegelen middels het scherm in een te groot gemis aan contact, en daarmee intimiteit en openheid zou  resulteren. Toch zijn in de loop van afgelopen jaar allerlei vormen van online feedback ophalen in de traditie van de spiegelbijeenkomsten, dus met zo direct mogelijke betrokkenheid van de toehoorders, uitgeprobeerd. Van deels online tot volledig online. En de ervaringen vielen mee!

Conclusies:

  • Verzamelen van feedback op een andere manier dan de klassieke spiegelbijeenkomst is zeker mogelijk.
  • Belangrijk is doel en doelgroep in beeld te hebben en absolute voorwaarde is goede techniek geregeld door de opdrachtgever of opdracht-nemer.
  • Begeleiding door minimaal 2 personen is nodig
  • Online overleg kent zijn eigen vaardigheden en etiquette. Daarover is al heel veel informatie op internet te vinden. Het is aan te bevelen dat gespreksleiders zich deze informatie eigen maken en ook toehoorders gericht informeren met name over regie en privacy.
  • De toehoorders moeten ook online-educatie krijgen met name over regie en privacy.

 

’s Middags werd met een wat bredere groep genodigden een intervisiebijeenkomst gehouden over: 

‘De structurele inbedding van de methode Spiegelbijeenkomsten binnen organisaties’

Greta Antuma  en Jos Paauw verzorgden de inleidingen:

 I. Greta Antuma, stafmedewerker patiëntenparticipatie en klantervaringen in het UMCG en als zodanig ook gespreksleider, trainer en coördinator spiegelbijeenkomsten in het UMCG:

  • In het UMCG worden spiegelbijeenkomsten (SB) gehouden sinds 2008. Inmiddels zijn er 89 afgerond.
  • Een aantal aandachtspunten:
  1. De start: Vraag aan de aanvrager van een spiegelbijeenkomst: Waarom wil je die houden?
  2. Het gaat over draagvlak, maar ook over verborgen agenda’s! Zeg eventueel nee op een aanvraag.
  3. Over het eeuwig zoeken en reserveren van een geschikte ruimte: Greta nodigde het hoofd van het onderwijsinstituut uit om eens te komen kijken: die was daarna zo enthousiast dat er voortaan in een vaste prachtige ruimte 40 tijdstippen in de jaaragenda gereserveerd staan voor de SB’s. (die tot een maand tevoren geannuleerd kunnen worden). Geniaal!
  4. Het UMCG  heeft budget voor de transcriptie (door studenten) van de SB’s. Daarna maakt de gesprekleider (GL) een samenvatting van het verslag + advies.
  5. GL levert aan team het rapport en bespreekt het advies. Team maakt zelf actieplan. Coördinator SB vraagt na 2 maanden naar de voortgang.
  6. Sinds2 jaar maakt de coördinator SB een jaarverslag. Zo bereikt ze alle gremia in het ziekenhuis inclusief de Raad van Bestuur.
  7. Er is geen verplichting tot het houden van SB’s. Inmiddels is er wel intrinsieke motivatie.
  8. Het UMCG maakte aan de hand van het Handboek spiegelbijeenkomsten een eigen draaiboek met checklist. Beschikbaar op intranet.
  9. Op het intranet/patiëntenparticipatie staat ook een overzicht van de afdelingen die een SB gehouden hebben: zo kan men bij elkaar te rade gaan.
  10. De teammanager wordt altijd gevraagd aanwezig te zijn. Zij zijn doorgaans grote fans van de SB’s. Ze staan wat verder van de patiëntenzorg af en waarderen deze gelegenheid tot contact.
  11. Cliëntenorganisatie wordt altijd als toehoorder uitgenodigd.

 

II. Jos Paauw, directiesecretaris bij GGZ Noord-Holland Noord en coördinator spiegelbijeenkomsten:

  • GGZ-Noord-Holland Noord is in 2013-14 in het kader van een project gastvrijheid begonnen met spiegelbijeenkomsten.
  • Aandachtspunten:
    1. Teams zijn eigenaar van de spiegelbijeenkomsten: organisatie en uitvoering door het team. In hun eigen jaarplan nemen zij de SB op.
    2. De instelling houdt 8-11 SB’s per jaar
    3. Deelnemende cliënten hebben altijd de mogelijkheid een familielid als deelnemer mee te nemen.
    4. Cliënten- en familie-medezeggenschapsraad wordt altijd uitgenodigd.
    5. Centraal is er heel weinig werk. Wel ondersteuning: Coördinator coacht teams. En levert de GL
    6. Team maakt zelf verslag
    7. Draaiboek + formats op intranet is beschikbaar
    8. Succes van de SB’s als vast onderdeel van de organisatie:
      • aanvankelijk door een enthousiaste directeur
      • teams worden opgevoed om feedback aan cliënten te vragen
      • elk team heeft eigen staftijd.

Na deze inspirerende inleidingen volgde intervisie in twee groepen. Elke groep behandelde twee casussen volgens een leuke en vlotte methode: het positiespel. Het was verrassend om te zien hoe snel iedereen betrokken was bij de ingebrachte casus en, zoals altijd bij een goede intervisie, gingen de inbrengers met een rijke oogst naar huis!

Dank aan de begeleiders Annemiek Nieuwstraten en Loes ter Horst van de Xpeditie, die deze middag georganiseerd hadden.

 


 

December 2019:

Verslag intervisiebijeenkomst gespreksleiders bij de stichting spiegelbijeenkomsten

Eind november organiseerde het bestuur van de Stichting Spiegelbijeenkomsten de jaarlijkse intervisiebijeenkomst voor gespreksleiders. Thema: het contact met de opdrachtgever.

Als gespreksleider heb je best wat zaken af te spreken met de opdrachtgever. Bijvoorbeeld als het gaat om de verdeling van taken. Wie doet bijvoorbeeld de werving, wie zorgt voor de uitnodigingen? Wie regelt de locatie, de catering, de attentie voor de deelnemers? Wie maakt het verslag? Wie organiseert de nabespreking? En wie brengt de deelnemers op de hoogte van de actiepunten? Daarnaast wil je als gesprekleider natuurlijk dat het een mooie bijeenkomst wordt waar de opdrachtgever iets aan heeft (lees: iets met de resultaten doet zodat de deelnemers niet voor niets zijn gekomen). Om dit alles te bereiken, probeer je met je opdrachtgever goede afspraken te maken zodat de taken en verantwoordelijkheden goed worden verdeeld.

We waren benieuwd naar de ervaringen van gespreksleiders. De vraag was dus: hoe pak jij het contact met de opdrachtgever aan en welke problemen en dilemma’s kom je hierbij tegen?

Om het gesprek te structureren knipten we het spiegeltraject in drie stukken:

1. voorbereiding

2. de spiegelbijeenkomst zelf

3. natraject

 

Voor alle drie de fasen beantwoordden we dezelfde vragen:

1. Welke afspraken maak je hierover met de opdrachtgever?

2. Hoe verdeel je in deze fase de taken en verantwoordelijkheden?

3. Welke dilemma’s kom je tegen?

 

Conclusies:

  • Opdrachtgever is en blijft de ‘eigenaar’ van de spiegelbijeenkomst.
  • Een spiegelbijeenkomst is niet representatief, maar informatie uit een spiegelbijeenkomst is wel valide.
  • Een spiegelbijeenkomst kan gehouden worden met 5 tot 14 deelnemers. Er is geen limiet aan het aantal toehoorders. Er zijn twee gespreksleiders, tenzij besloten wordt een spiegelbijeenkomst toch door te laten gaan, ook al zijn er minder dan 6  deelnemers: dan heeft één gespreksleider de voorkeur.
  • Uitnodigingen voor de spiegelbijeenkomst worden vrijwel altijd geregeld door opdrachtgever.
  • Enquête toehoorders wordt soms door gespreksleiders, soms door opdrachtgevers uitgezet.
  • Het belang van fatsoenlijke geluidsversterking bij een spiegelbijeenkomst kan nauwelijks overschat worden.
  • Uurtarieven van de gespreksleiders variëren en zijn mede afhankelijk van de taken en de tijdsinvestering. Enkele   gespreksleiders schrijven bijvoorbeeld zelf het verslag. Soms hebben zij ook een taak bij het uitnodigen van deelnemers.   Ook de mate van betrokkenheid bij het natraject verschilt sterk, afhankelijk van de wens van de opdrachtgever en het   aanbod van de gespreksleider. Globaal ligt voor een traject spiegelbijeenkomst, dus inclusief (een beperkt) voor- en   natraject de minimum tijdsinvestering op 14 uur.
  • Er zijn drie modellen voor het natraject: gespreksleider met voorbereidingsgroep, gespreksleider met het hele team of het team organiseert zelf een nabespreking. In het laatste geval kan de gespreksleider er in de voorbespreking aandacht aan besteden en ervoor zorgen dat een datum wordt vastgelegd.
  • Tenslotte: de gespreksleiders beschouwen de Stichting Spiegelbijeenkomsten als een soort ‘keurmerk’: kwaliteitseisen van de Stichting zijn belangrijke criteria bij het gesprek met opdrachtgever.

 

September 2019:

Wij feliciteren onze gesprekleider: Miek Smilde met het verschijnen van haar tweede roman op 10 september. Dorsmans dood is een roman over de nachtmerrie van elke rechter: een rechterlijke dwaling en wat dat met de betrokken rechter doet.

 

Mei 2019:

Afgelopen mei verscheen een wetenschappelijk – en eerste Engelstalig –  tijdschriftartikel over spiegelbijeenkomsten (‘Mirror Meetings’) met kwetsbare ouderen in de eerstelijnszorg. Een mooi resultaat van Sietske Grol en haar collega’s van het Radboudziekenhuis. Zie voor het artikel onder het tabblad ‘Verder lezen’.

 

April 2019: Studiemiddag naar de methode spiegelbijeenkomst in de zorg en in de rechtspraak – Verslag 

Inleiding

Op 3 april komen op uitnodiging van de Stichting Spiegelbijeenkomsten ongeveer 30 mensen naar de Drift in Utrecht om kennis te nemen van twee onderzoeken naar de methode spiegelbijeenkomst. Eén van de onderzoeken heeft betrekking op spiegelbijeenkomsten in de zorg, de ander op spiegelbijeenkomsten in de rechtspraak. Suzan Verberk (wetenschappelijk adviseur bij de Raad voor de rechtspraak) is dagvoorzitter. Onderstaand een impressie van deze bijeenkomst. 


De deelnemers van de studiemiddag

De deelnemers zijn afkomstig uit zowel uit de rechtspraak als uit de zorg. Een deel van hen is zelf actief als gespreksleider. Andere deelnemers houden zich bezig met de organisatie van de spiegelbijeenkomsten. Daarnaast zijn er enkele deelnemers die van plan zijn om in de nabije toekomst met de methodiek te gaan werken. 

Presentatie onderzoeken Zorg

De eerste presentatie is van Marja Jillissen en Karin Hermans. Zij presenteren vier onderzoeken die zijn uitgevoerd door studenten van het iBMG (instituut voor Beleid en Management in de Gezondheidszorg) van de Erasmus Universiteit. Marja en Karin zijn adviseur persoonsgerichte zorg bij het Radboudumc. Ze hebben -samen met drie andere gespreksleiders- ongeveer 75 spiegelbijeenkomsten geleid. De onderzoeken zijn deels gebaseerd op de gegevens die tijdens deze spiegelbijeenkomsten zijn verzameld. 

De vier onderzoeken gaan over de kwaliteit van het instrument spiegelbijeenkomst, de bijdrage van
dit instrument aan persoonsgerichte zorg, de ervaringen van patiënten die hebben deelgenomen aan een spiegelbijeenkomst en de ervaringen van artsen en verpleegkundigen die als toehoorder bij een spiegelbijeenkomst aanwezig waren.

 Presentatie onderzoeken rechtspraak

De onderzoeken naar spiegelbijeenkomsten in de rechtspraak worden gepresenteerd door Martijn van Gils, Franka Baardman en Philip Langbroek. Martijn is student Legal Research aan de Universiteit Utrecht. Franka is student Jeugdrecht aan de Universiteit Leiden. Philip is hoogleraar rechtspleging aan de Universiteit Utrecht en verbonden aan het Montaigne Centrum voor rechtsstaat en rechtspleging.

Dit onderzoek gaat over de het functioneren van de methode spiegelbijeenkomst in de rechtspraak.

Publicaties van de onderzoeken

Van beide onderzoeken zal op korte termijn een publicatie verschijnen. Vandaar dat we hier niet in detail op de resultaten kunnen ingaan.

NB:Inmiddels (aug ’19) is het rapport van de Universiteit van Utrecht over Spiegelbijeenkomsten in de rechtspraak gepubliceerd op rechtspraak.nl.

 

De twee onderzoeken naast elkaar

Maria Mul (secretaris van de stichting spiegelbijeenkomsten en al sinds 1999 betrokken bij de methode) legt beide onderzoeken naast elkaar: wat zijn de onderwerpen waarover de deelnemers in de zorg en rechtspraak vaak feedback geven en welke verbeterpunten voor de methode komen uit de onderzoeken?

Uit deze vergelijking blijkt onder andere dat zowel in de zorg als in de rechtspraak wordt geconstateerd dat aandacht voor het na-traject essentieel is om de resultaten van de spiegelbijeenkomsten daadwerkelijk te implementeren.

Twee stellingen

Over de noodzaak van een na-traject worden aan de deelnemers de volgende stellingen voorgelegd: 

  1. Een spiegelbijeenkomst heeft intrinsieke waarde ook zonder na-traject of nabespreking.
  1. Een spiegelbijeenkomst kan niet zonder na-traject.

De meeste deelnemers kiezen voor de eerste stelling. Overigens werden bij de start van de spiegelbijeenkomsten in het AMC geen na-trajecten gehouden. Het idee was dat het beluisteren van de feedback van de deelnemers voldoende teweeg zou brengen. Uit sociaal wetenschappelijk onderzoek blijkt ook dat informatie die rechtstreeks van patiënten/cliënten wordt overgedragen aan hulpverleners goed beklijft.

Enkele deelnemers hebben de ervaring dat managers de neiging hebben om te veronderstellen dat zonder na-traject dit soort methodieken als niet of minder effectief worden beschouwd. Een na-traject waarbij duidelijk is wat de verbeter- en actiepunten zijn is dan dus behulpzaam voor het behoud van de methode. Een deelnemer merkt op dat in de verbeterplannen en implementatie-trajecten vaak de makkelijk oplosbare zaken worden opgenomen. De feedback kan echter ook de toehoorders motiveren om op gedragsniveau te veranderen.
 

De tweede stellingen die aan de deelnemers worden voorgelegd gaan over de terugkoppeling aan de deelnemers

  1. Deelnemers aan een spiegelbijeenkomst hebben er recht op te weten wat de verbeterpunten zijn en hoe de opdrachtgever hiermee aan de slag gaat
  1. Deelnemers moet je niet lastig vallen met een verslag dat bedoeld is voor de opdrachtgever.

 

Ook bij deze stellingen kiezen de meeste aanwezigen voor stelling A. Daarbij wordt opgemerkt dat met name een terugkoppeling
van de actiepunten van belang is, omdat daarmee duidelijk wordt dat de spiegelbijeenkomst leidt tot daadwerkelijke verbeteringen.

Afsluiting

De dagvoorzitter sluit de studiemiddag af. Het was een mooie en interessante middag.
Bijzonder om te zien dat zoveel mensen de methode omarmen en er goede ervaringen mee hebben. Dat er wetenschappelijk onderzoek naar de spiegelbijeenkomsten is gedaan, geeft de methode nog meer kracht en biedt de mogelijkheid de effectiviteit van de methode verder aan te scherpen en te verbeteren.

Jitta Miedema (voorzitter van het bestuur van de stichting spiegelbijeenkomsten) bedankt de onderzoekers voor hun presentaties en het Montaigne Centrum voor de organisatie van de middag. Philip Langbroek nodigt de aanwezigen uit voor een drankje.

Download als pdf:

Verslag_studiemiddag_3_april_AN.pdf